Planejar é detalhar os passos para atingir o objetivo proposto pela organização e obter o resultado esperado de todo o esforço feito por ela. Corresponde ainda, ao estabelecimento de um conjunto de providências a serem tomadas pelo empreendedor sobre as variáveis e fatores que exercem alguma influência no resultado financeiro.
Quase sempre nossas atividades são executadas dentro de uma rotina que se consolidou durante vários anos e repetem-se constantemente, pois os resultados já são conhecidos. Quando se estabelece um planejamento muda-se a forma de executar as atividades e a oposição a estas mudanças de rotina é o primeiro entrave para implantação de melhorias, tanto por parte dos empreendedores quanto por parte de sua equipe.
A ideia de planejamento é determinar o caminho principal a ser seguido por toda a organização, sendo que durante este percurso será necessário constantemente analisar e revisar este caminho, como forma da organização não perder o direcionamento estabelecido.
Isto pode ser feito da seguinte forma:
• Determine um objetivo principal para a organização para o ano corrente, como por exemplo, atingir a produção de 300.000 toneladas de grãos ou manter o custo abaixo de 60% do total das receitas ou reduzir a quebra de equipamentos em 30%.
• Determine metas para cada grupo de ações ou setores da organização de forma mensal buscando atingir o objetivo principal, como por exemplo, efetuar o plantio até 20 de dezembro ou colher a produção entre março e abril ou manter abaixo de 30 horas o tempo de conserto das máquinas na oficina.
• Comunique a todos o objetivo a ser alcançado, o motivo e coloque num local visível a todas as pessoas da organização (quadro de avisos).
• Apure mensalmente os resultados obtidos, divulgue os principais motivos por não atingir a meta e as medidas que serão tomadas para recuperá-la.
• Se as metas não forem atingidas durante dois meses, reúna a equipe e reavalie todos os processos ou altere as metas.
As metas devem ser possíveis de ser alcançadas e não precisam ser obrigatoriamente financeiras, podem e devem ser principalmente físicas para melhor acompanhamento por parte dos funcionários.
O processo de planejar envolve, portanto repensar, indagar e questionar constantemente sobre tudo que envolve e acontece no negócio, cabendo ao empreendedor estar a frente desta tarefa com a disciplina de acompanhá-la periodicamente. Dessa forma reduz a incerteza envolvida no processo decisório e, consequentemente, provoca o aumento da probabilidade de alcance dos objetivos, desafios e metas estabelecidos para a organização.
Repensar o direcionamento da organização diz respeito a decisões presentes, pois estas são determinantes para os resultados e implicações futuras. Neste processo com decisões direcionadas a organização se mobiliza para atingir o sucesso e construir o seu futuro, por meio de um comportamento proativo, considerando seu ambiente atual e futuro.
Se a organização não determinar aonde quer chegar ou que resultado obter, qualquer caminho ou atitude tomada será a ideal, mas não será possível comemorar ao final o que foi obtido ou lamentar o que foi perdido.